Zásady zpracování osobních údajů
1. KDO JSME?
Jsme společnost TREVOS, a.s., se sídlem Nová Ves, 34, 511 01 Turnov, zapsaná pod sp. zn. B 3650, vedenou u Krajského soudu v Hradci Králové, IČO 078 29 965.
Jsme ryze český výrobce a prodejce svítidel, který poskytuje široký sortiment průmyslových a interiérových svítidel. V souvislosti s naší činností můžeme přijít do kontaktu s Vašimi osobními údaji a tím se stáváme tzv. správcem osobních údajů (dále se budeme označovat jako „Správce“ nebo „my“).
2. CO JE TOTO ZA DOKUMENT?
Jak jsme již uvedli výše, v rámci naší činnosti se může stát, že budeme potřebovat Vaše osobní údaje (například abychom s Vámi mohli komunikovat či dále spolupracovat). S ohledem na tuto skutečnost nám jako Správci osobních údajů vzniká povinnost poskytnout Vám některé informace, a to v souladu s čl. 13 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“).
V tomto dokumentu tak naleznete informace, jak zpracováváme Vaše osobní údaje, zejména za jakými účely, na základě jakého právního základu a po jakou dobu. Stejně tak v tomto dokumentu naleznete informace, jaká máte v souvislosti s tímto práva a jak tato práva můžete uplatnit.
3. KDE NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?
Pakliže budete mít jakýkoliv dotaz, či budete chtít požádat o výkon jakýchkoliv práv, která jsou uvedena níže, můžete nás kontaktovat na adrese našeho sídla, které je uvedeno výše, popřípadě na e-mailu gdpr@trevos.cz či na telefonním čísle 481 363 375.
4. CO JSOU TO OSOBNÍ ÚDAJE?
Osobní údaje jsou informace, které jsou zpracovávané o identifikované či identifikovatelné osobě. Zjednodušeně řečeno jsou osobní údaje informace, které jste nám sdělili a které o Vás následně zpracováváme.
Osobní údaje můžeme dále dělit na kategorie, přičemž v rámci naší činnosti často zpracováváme následující:
| Kategorie osobních údajů | Příklad |
|---|---|
| Identifikační údaje | Jméno, příjmení, titul, pracovní pozice apod. |
| Kontaktní údaje | Telefonní číslo či e-mail apod. |
| Adresní údaje | Adresa sídla či jiná adresa, kterou nám sdělíte. |
| Platební údaje | Číslo účtu, název banky apod. |
| Údaje o produktu | Samotná informace o tom, co od nás kupujete, může být Vašim osobním údajem. |
| Historie objednávek a související informace | Informace o zakoupených či poptávaných produktech apod. |
| Obsah komunikace | Informace, které se týkají naší společné komunikace, zejména obsah Vašich zpráv apod. |
Výše uvedené osobní údaje a jejich kategorie jsou pouze orientační, konkrétní rozsah kategorií, které v rámci naší spolupráce můžeme zpracovávat, naleznete níže.
5. NA ZÁKLADĚ ČEHO MŮŽEME ZPRACOVÁVAT VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
Předně, Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v případě, kdy je to nezbytně nutné. Vždy však k tomu musíme splnit podmínky, které vyžaduje GDPR. Vaše osobní údaje tak můžeme zpracovávat pouze v případě, že:
- takové zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění naší smlouvy, popřípadě pro zpracování, které souvisí s uzavřením takové smlouvy;
- nám takové zpracování ukládá přímo zákon a takové zpracování je nezbytné pro splnění konkrétní právní povinnosti;
- zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, které mají v konkrétním případě přednost před Vašimi právy;
- jste nám k takovému zpracování dali Váš výslovný a svobodný souhlas.
GDPR stanovuje ještě další právní tituly, kdy lze Vaše osobní údaje zpracovávat, nicméně ty nejsou pro naši spolupráci vhodné.
Konkrétní informace, na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje, naleznete níže.
6. JAK O MĚ ZPRACOVÁVATE OSOBNÍ ÚDAJE A PO JAKOU DOBU?
Samotný rozsah zpracovávaných kategorií osobních údajů, účel, za kterým dochází k jejich zpracování a zároveň právní titul se mění v závislosti na tom, o jakou situaci se jedná. Níže v tomto odstavci naleznete výčet specifických situací, přičemž platí, že ve Vašem případě nemusí docházet ke všem jmenovaným způsobům zpracování.
UZAVŘENÍ A PLNĚNÍ SMLOUVY MEZI NÁMI
Pakliže s námi spolupracujete a uzavřete smlouvu, potřebujeme Vaše osobní údaje k tomu, abychom předmětnou smlouvu mohli společně uzavřít a následně plnit. Bez uvedení níže uvedených informací by pro nás bylo nemožné smlouvu vůbec uzavřít (neboť bychom nevěděli s kým ji uzavíráme) a ani plnit (protože bychom nemohli zpracovávat např. Vaše adresní údaje a nevěděli, kam má být zboží dodáno).
Ve výše jmenovaném případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Uzavření a plnění smlouvy, včetně související komunikace ohledně plnění | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Údaje o produktu; Platební údaje; Historie objednávek a související informace; | Nezbytnost pro splnění smlouvy (popřípadě oprávněný zájem správce v případě spolupráce s právnickou osobou) | Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení spolupráce (základní údaje o tomto vztahu po dobu 10 let) |
| Oslovení s nabídkou služeb a produktů, včetně slevových akcí, které se týkají odebraného zboží | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Historie objednávek a související informace; | Oprávněný zájem (resp. tzv. zákaznická výjimka) | Po dobu trvání spolupráce (smluvního vztahu) a následně 3 roky po ukončení spolupráce |
V případě, že od nás odeberete zboží, máme na základě tzv. zákaznické výjimky oprávnění využít Váš e-mail (telefonní číslo nevyjímaje) pro to, abychom Vás mohli oslovit s nabídkou obdobného produktu či služby, kterou jste u nás odebrali. Tento postup nám umožňuje § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Pokud si nepřejete tyto zprávy dostávat, určitě to můžete vyloučit při sjednávání smlouvy, popřípadě v každém obchodním sdělení naleznete na konci odkaz, po jehož odkliknutí Vám takové sdělení nebudeme zasílat, dokud nám k tomu opět nedáte souhlas.
Bližší informace o tom jak vyloučit zasílání obchodních sdělení, které se týkají obdobného produktu či služby, kterou jste u nás odebrali, naleznete níže.
Kontaktní a poptávkový formulář
Na našich internetových stránkách máte možnost nám zanechat Vaši zprávu a kontaktní údaje, a to za účelem další komunikace, která se týká zejména našich produktů. V rámci toho nás tak můžete kontaktovat v případě pomoci s výpočtem osvětlení, poradenské činnosti či v rámci technické podpory. I v takovém případě dochází z naší strany ke zpracování osobních údajů, přičemž není Vaší povinností nám Vaše osobní údaje sdělovat, pokud nechcete. Bez nich Vám však nejsme schopni odepsat či na Vaši poptávku reagovat.
Ve výše jmenovaném případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícím účelem:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Vyřízení poptávky a související komunikace | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Obsah komunikace; | Nezbytnost pro splnění smlouvy, resp. provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na základě Vaši žádosti | Po dobu 1 roku od poslední komunikace, popř. po dobu trvání uzavření smlouvy |
Marketingová komunikace
Rádi Vám sdělujeme naše novinky. Za tím účelem máte možnost nám napsat či vyplnit formulář a odsouhlasit, že Vás můžeme oslovit s naší nabídkou produktů a služeb či novinkami o nás (a to jak prostřednictvím e-mailu, tak i telefonu či písemně). V případě, že od nás budete chtít takové novinky dostávat, potřebujeme k tomu znát Vaše kontaktní údaje a také historii objednávek a související informace, abychom Vám mohli zasílat novinky, které Vás budou zajímat. Celá aktivita je z Vaší strany dobrovolná a nemáte povinnost naše novinky odebírat.
Ve výše jmenovaném případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícím účelem:
| Účel zpracování | Kategorie osobních údajů | Právní titul | Doba zpracování |
|---|---|---|---|
| Oslovení s nabídkou služeb a produktů, včetně slevových akcí a novinek | Identifikační údaje; Kontaktní údaje Adresní údaje; Historie objednávek a související informace; | Souhlas | Do okamžiku odvolání souhlasu |
V každém případě platí, že uvedení předmětných osobních údajů je z Vaší strany naprosto dobrovolné a vždy můžete odvolat svůj souhlas, a to postupem uvedeným níže. Pokud jste s námi v minulosti uzavřeli smlouvu a nevyloučili zasílání obchodních sdělení, které se týkají obdobných produktů a služeb, které jste v minulosti od nás odebrali, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení i bez Vašeho souhlasu (k tomu viz výše u uzavření a plnění smlouvy).
7. KDO MÁ K OSOBNÍM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?
Vaše osobní údaje nesdělujeme nikomu, pokud to není nezbytně nutné. V některých případech využíváme dodavatele, kteří jsou pak v pozici zpracovatelů osobních údajů. S těmito osobami máme uzavřené patřičné smlouvy v souladu s čl. 28 odst. 3 GDPR.
Všechny tyto osoby označujeme jako příjemce a jejich seznam uvádíme níže:
| Příjemce | Důvod zpřístupnění |
|---|---|
| Provozovatel webových stránek | Tato osoba se nám stará o webové stránky a může tak mít nahodile přístup k osobním údajům. |
| Poskytovatel e-mailingového nástroje | Za účelem rozesílky obchodních sdělení používáme službu, která nám pomáhá posílat e-maily. |
| Dopravci a logistické společnosti | Tyto osoby nám pomáhají s odesíláním zboží v rámci plnění smlouvy a v souvislosti s tím mohou mít přístup k osobním údajům. |
8. JAKÁ MÁTE PRÁVA V SOUVILOSTI SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Na tomto místě bychom Vás chtěli informovat o tom, jaká máte v souvislosti s možným zpracováním osobních údajů práva a jak tato práva můžete následně uplatnit.
8.1. Právo na přístup
Máte právo získat od nás potvrzení, zda zpracováváme či nezpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo získat přístup ke zpracovávaným osobním údajům a zároveň právo získat kopii takových osobních údajů.
8.2. Právo na opravu
Snažíme se zpracovávat pouze aktuální informace o Vás a ty chybné po opravě vymazat. To však nebrání tomu, abyste nás sami požádali o opravu osobních údajů, které již nejsou aktuální, či jsou chybné.
8.3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
V případě, že vaše osobní údaje nepotřebujeme, ihned je mažeme. To však nic nemění na tom , že máte právo, abychom bez odkladu vymazali (popř. anonymizovali) Vaše osobní údaje, a to za předpokladu, že je dán některý z následujících důvodů:
- osobní údaje již nejsou pro dané účely výše potřeba;
- odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů;
- vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a my vyhodnotíme, že tento oprávněný zájem nepřevažuje nad Vašimi právy (v případě marketingových účelů na základě oprávněného zájmu tyto údaje vymažeme ihned);
- zpracování bylo protiprávní;
- výmaz nám ukládá právo České republiky či právo
Toto právo však není absolutní, někdy totiž Vaše osobní údaje nemusíme/nesmíme vymazat, je tomu tak v těchto případech, kdy je zpracování nezbytné:
- pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
- pro splnění zákonné povinnosti;
- z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Je však dost možné, že žádný z případů výše vůbec nenastane, takže nemusíte mít obavy, že bychom Vaše osobní údaje nevymazali.
8.4. Právo na omezení zpracování
Zároveň máte právo, abychom omezili zpracování osobních údajů, a to v jednom z těchto případů:
- popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou ke ověření jejich přesnosti;
- zpracování je protiprávní, odmítnete výmaz osobních údajů a budete vyžadovat omezení jejich použití;
- již osobní údaje nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale vy po nás budete požadovat jejich uchování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a to až do doby posouzení její oprávněnosti.
8.5. Právo na přenositelnost
Ačkoliv to zní zvláštně, v případě, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně a zpracování je založeno na souhlasu nebo nezbytnosti pro splnění smlouvy, máte právo na tzv. přenositelnost. Právo na přenositelnost Vám zaručuje, že údaje, které jste nám poskytly, Vám předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu, popř. tato data předáme jinému správci, kterého nám označíte.
8.6. Právo na námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (a vyloučení tzv. zákaznické výjimky)
V případě, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování odůvodněnou námitku. V případě tohoto zpracování pro účely přímého marketingu, nemusíte žádost odůvodňovat a my v souladu s GDPR ihned přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat.
Tak je tomu například v případě, kdy Vám zasíláme obchodní sdělení o obdobných produktech či službách, které jste u nás nakoupili, tedy na základě tzv. zákaznické výjimky. Pokud si toto nepřejete, dejte nám vědět na náš e-mail, popřípadě nám tuto informaci sdělte na příslušném místě při sjednávání smlouvy a my tak nebudeme činit, popřípadě s tím přestaneme. Stejně tak můžete v rámci našich obchodních sdělení použít odkaz pro odhlášení, který je uveden na konci e-mailu.
V ostatních případech máme právo Vaši námitku přezkoumat a posoudit, zda Vaše práva mají přednost před naším oprávněným zájmem.
8.7. Právo na odvolání souhlasu
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, máte samozřejmě právo souhlas kdykoliv odmítnout a vzít zpět. V takovém případě již nebudeme pokračovat s dalším zpracováním a pokud nám zákon v tom nebude bránit, tak Vaše osobní údaje smažeme.
Pokud však budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i na základě jiného právního titulu, nemáme povinnost (někdy ani nesmíme) dané osobní údaje smazat.
8.8. Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte pochopitelně právo obrátit se se stížností k dozorovému úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
9. JAK UPLATNIT VÝŠE UVEDENÁ PRÁVA?
Svoje práva můžete uplatnit jednoduše, a to e-mailem na adresu gdpr@trevos.cz. Poté, co zkontrolujeme Vaši totožnost, Vám moc rádi s Vašimi právy pomůžeme.
10. PŘEDÁVAJÍ SE OSOBNÍ ÚDAJE MIMO EU?
Nikoliv.
11. POUŽÍVÁ SE V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?
Nikoliv.